Privacy Policy — Cleaner Workspace
Effective 20 October 2026 · Nederlands ↓
Cleaner Workspace is a work app for cleaning staff. It is published by Brainology, the trade name of Mihai Mincu (KvK 88011038) ("we"). Your account is created by your employer (the cleaning company you work for), which decides how the app is used for your work. For your work data your employer is the data controller; we provide the app and the platform on its behalf.
What the app processes
| Data | When | Why |
|---|---|---|
| Name and work email | your employer creates your account | to log you in and show your schedule |
| Your location (GPS) | only when you check in at a job — never in the background | to confirm you were on site; we store the check-in position, its accuracy and the distance to the site |
| Photos you take | when you add before/after photos to a job | to document the work for your employer and its customer |
| Work records | as you use the app | visits, checklists, hours, supply requests and notes |
| Language preference | when you choose a language | to show the app in your language |
The app contains no advertising, no analytics and no tracking, and we do not sell personal data.
Who receives data
- Your employer sees your work data (visits, check-ins, photos, hours).
- Your employer's customer may see the service report for its own location, including photos.
- Hosting: the platform runs on servers of OVHcloud in Gravelines, France (EU).
- Maps: your employer's office sets each work location's position. The location's street address (not yours) may be looked up with PDOK, the Dutch government geocoding service (EU), and the office map loads map tiles from OpenStreetMap. Your own position is never sent to either.
- AI photo check: if your employer has enabled it, job photos are sent to Anthropic (USA) to check cleaning quality automatically. Anthropic processes them only to provide this service.
How long we keep it
As long as your employer uses the platform, or shorter if your employer deletes it. When your employer stops using the platform, its data is deleted.
Your rights
Under the GDPR you can ask to see, correct or delete your data, or object to its use. Contact your employer, or us at privacy@brainology.work and we will pass it on or handle it. You can also complain to your national data-protection authority (in the Netherlands: Autoriteit Persoonsgegevens).
Permissions on your phone
- Location — used only at check-in. You can refuse; check-in then works without it.
- Camera / photos — used only to add job photos.
Children
The app is a work tool and is not intended for anyone under 16.
Contact
Brainology (Mihai Mincu) · KvK 88011038 · privacy@brainology.work
We may update this policy; the effective date above shows the latest version.
Privacybeleid — Cleaner Workspace
Geldig vanaf 20 October 2026
Cleaner Workspace is een werk-app voor schoonmakers, uitgegeven door Brainology, handelsnaam van Mihai Mincu (KvK 88011038) ("wij"). Je account wordt aangemaakt door je werkgever (het schoonmaakbedrijf waarvoor je werkt). Voor je werkgegevens is je werkgever de verwerkingsverantwoordelijke; wij leveren de app en het platform namens hem.
Welke gegevens de app verwerkt
| Gegevens | Wanneer | Waarom |
|---|---|---|
| Naam en werk-e-mail | je werkgever maakt je account aan | om in te loggen en je planning te tonen |
| Je locatie (GPS) | alleen bij het inchecken bij een opdracht — nooit op de achtergrond | om te bevestigen dat je op locatie was; we bewaren de check-in-positie, de nauwkeurigheid en de afstand tot de locatie |
| Foto's die je maakt | als je voor/na-foto's toevoegt | om het werk vast te leggen voor je werkgever en diens klant |
| Werkgegevens | tijdens het gebruik | bezoeken, checklists, uren, aanvragen voor middelen en notities |
| Taalvoorkeur | als je een taal kiest | om de app in jouw taal te tonen |
De app bevat geen advertenties, geen analytics en geen tracking, en wij verkopen geen persoonsgegevens.
Wie gegevens ontvangt
- Je werkgever ziet je werkgegevens (bezoeken, check-ins, foto's, uren).
- De klant van je werkgever kan het servicerapport van zijn eigen locatie zien, inclusief foto's.
- Hosting: het platform draait op servers van OVHcloud in Gravelines, Frankrijk (EU).
- Kaarten: het kantoor van je werkgever legt de positie van elke werklocatie vast. Het adres van de locatie (niet het jouwe) kan worden opgezocht bij PDOK, de geocodeerdienst van de Nederlandse overheid (EU), en de kantoorkaart laadt kaarttegels van OpenStreetMap. Jouw eigen positie wordt naar geen van beide gestuurd.
- AI-fotocontrole: als je werkgever dit heeft ingeschakeld, worden foto's naar Anthropic (VS) gestuurd om de schoonmaakkwaliteit automatisch te controleren. Anthropic verwerkt ze alleen voor deze dienst.
Bewaartermijn
Zolang je werkgever het platform gebruikt, of korter als je werkgever ze verwijdert. Stopt je werkgever met het platform, dan worden de gegevens verwijderd.
Je rechten
Onder de AVG kun je je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen, of bezwaar maken tegen het gebruik. Neem contact op met je werkgever, of met ons via privacy@brainology.work. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Rechten op je telefoon
- Locatie — alleen bij het inchecken. Weiger je dit, dan werkt inchecken zonder locatie.
- Camera / foto's — alleen om foto's bij een opdracht toe te voegen.
Kinderen
De app is een werkhulpmiddel en niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar.
Contact
Brainology (Mihai Mincu) · KvK 88011038 · privacy@brainology.work